Når jeg ser tilbage på det, må jeg bestemt sige, at det var en meget udbytterig samtale, jeg havde med en kollega for et lille års tid siden. Ved en faglig sammenkomst faldt jeg nemlig i snak med en anden advokat om forbruget af arbejdskraft på vores respektive advokatkontorer. Ligesom jeg selv er han en ud af fire advokater, der er partnere i et advokatfirma, men i hans firma har de kun fire ansatte ud over advokaterne selv, mens vi på vores kontor har syv sekretærer og øvrige kontoransatte.
Min kollega fortalte, at de i hans firma på et tidspunkt havde besluttet sig for at hyre ekstern assistance til at gennemgå arbejdsgangene på kontoret. De havde ganske enkelt hyret en lean konsulent til at bistå sig, og det havde i høj grad givet pote. Konsulenten havde i sin rapport afsløret, at de på kontoret havde en lang stribe af uhensigtsmæssige arbejdsgange, så de slet ikke fik udnyttet kontorpersonalet godt nok.
De principper, som begrebet lean handler om, er jo i virkeligheden så logiske, at man bliver overrasket over, hvor simpelt det kan være at gennemføre forenklinger i arbejdsgangene, fortalte min kollega, men de havde valgt at rette sig efter konsulentens anvisninger og havde kunnet skære ret drastisk ned på medarbejderstaben.
I vores eget advokatfirma stod vi på det tidspunkt i den situation, at vi havde to advokatsekretærer, der kun havde kort tid tilbage, før de skulle på pension. Den situation blev vi fire partnere så enige om at udnytte til en tilsvarende grundig gennemgang af alle arbejdsrutiner på kontoret. Vi havde et ønske om, at det ikke ville blive nødvendigt at erstatte de to, der skulle på pension, med nye medarbejdere.
Jeg kontaktede de samme lean konsulenter ( https://leanakademiet.dk/hvem/ ), som min kollegas firma havde anvendt, og vi fik også gennemgået vores arbejdsgange med tættekam – i øvrigt af de samme konsulent, som min kollegas firma havde haft besøg af.
Også besøget hos os mundede ud i en diger rapport med en lang stribe forslag til effektivisering af vores arbejdsgange, men samtidig foreslog han, at vi sendte en medarbejder på et decideret lean kursus, så vedkommende i fremtiden er klædt på til konstant at holde et vågent øje med alt, hvad vi foretager os på kontoret. For – som han sagde – der kommer jo ofte nye former for opgaver, som jeg ikke har beskæftiget mig med i min gennemgang, så det vil bestemt have værdi for jer at have jeres egen lean konsulent i medarbejderstaben.
Det kun mine partnere og jeg selv bestemt godt se det fornuftige i, så vi valgte at sende vores meget dygtige sekretær, Henriette, på sådan et kursus, og det har vi bestemt ikke fortrudt. Det er nemlig sådan, at efter vi har implementeret de mange forslag, som den professionelle lean konsulent kom med i sin rapport, har Henriette peget på et temmelig stort antal andre områder, hvor vi også kan forenkle vores arbejdsgange og dermed spare ressourcer.
I øvrigt var det dejligt, at vores rationalisering kunne gennemføres ved naturlig afgang, så vi ikke havde behov for at skrive fyresedler.